Uitwisselprofiel IGJ Contextinformatie t.b.v. onaangekondigd inspectiebezoek
Over Uitwisselprofiel IGJ Contextinformatie t.b.v. onaangekondigd inspectiebezoek
1.2.0
- Publicatiedatum:
- 27-10-2025
- Inwerkingtreding:
- 27-10-2025
Toelichting bij versie 1.2.0.
Scope
Het uitwisselprofiel IGJ Voorbereiding inspectiebezoek is opgesplitst in 2 uitwisselprofielen, te weten "Uitwisselprofiel Contextinformatie t.b.v. onaangekondigd inspectiebezoek" en "Uitwisselprofiel Contextinformatie t.b.v. aangekondigd inspectiebezoek". Het verschil tussen deze twee profielen zit vooral in de manier waarop naar de inzet van zorgmedewerkers op de dag van het inspectiebezoek wordt gekeken: bij een onaangekondigd bezoek wordt gekeken naar ingezette medewerkers op de dag van het inspectiebezoek, bij een aangekondigd bezoek wordt gekeken naar ingeplande medewerkers op de dag van het inspectiebezoek.
De IGJ heeft in het najaar 2024 en het voorjaar 2025 voor het uitwisselprofiel Contextinformatie t.b.v. onaangekondigd inspectiebezoek een tweetal praktijktoetsen met zorgaanbieders uitgevoerd. Dit heeft enkele aanscherpingen van de vragen en antwoorden opgeleverd:
- indicatoren 1.4.1 en 1.4.2: medici en/of paramedici worden door zorgaanbieders niet altijd op vestigingsniveau geregistreerd, terwijl de uitvraag wel op vestigingsniveau plaatsvindt. In de antwoordcategorieën worden álle kwalificatieniveaus getoond, ook als het aantal op vestigingsniveau "0" is. Hiermee heeft de IGJ de mogelijkheid om hier tijdens het inspectiebezoek nog naar te vragen;
- in alle indicatoren is in het antwoord op de vraag de totaalkolom als eerste kolom opgenomen. Dit is voor de interne verwerking van het antwoorden bij de IGJ een verbetering van de lay-out.
Het programmabureau KIK-V heeft de functionele beschrijvingen geactualiseerd naar de standaarden voor functionele beschrijvingen, versie 2025:
- de opzet en lay-out van alle functionele beschrijvingen is verbeterd;
- in alle functionele beschrijvingen zijn verwijzingen naar het KIK-V kennismodel opgenomen.
Aandachtspunten voor zorgaanbieders die werken met KIK-Starter
Bij een onaangekondigd inspectiebezoek zal de betrokken IGJ medewerker toezicht de KIK-V uitvraag op de dag van het inspectiebezoek rond 10.30 uur uitsturen via KIK-Starter. De uitvraag heeft betrekking op cliënten en medewerkers die op deze dag aanwezig zijn. De dag loopt formeel van 7.00 uur tot 6.59 uur de volgende dag. Het betekent dat zorgaanbieders pas hun brondata in het datastation om 7.00 uur de volgende dag moeten actualiseren, zodat de berekeningen van de antwoorden op de vragen met de juiste data worden uitgevoerd.
Met betrekking tot indicator 1.2.1: Door de uitgevoerde testen met zorgaanbieders is duidelijk dat niet al het zorgpersoneel op vestigingsniveau wordt geregistreerd. De sparql is zo aangepast, dat in ieder geval elke mogelijke categorie zorgverlener wordt gerapporteerd. Indien zorgpersoneel in de brondata niet aanwezig op vestigingsniveau, wordt een 0 als antwoord gegeven. Zorgaanbieders worden van harte uitgenodigd om bij deze 0-en handmatig te corrigeren dan wel een toelichting mee te sturen, zodat duidelijk is voor de IGJ welk zorgpersoneel aanwezig is op de vestiging op de dag van het inspectiebezoek. De zorgaanbieder is ten allen tijde verantwoordelijk om accurate gegevens aan te leveren.
Met betrekking tot indicatoren 1.2.1 en 1.2.3: Als gevolg van de eenduidiger manier van uitvragen via KIK-V zijn deze indicatoren iets afwijkend van de Excel-uitvraag die zorgaanbieders zonder KIK-V uitwisselingsmogelijkheid krijgen. De KIK-V indicatoren geven een uitsplitsing op type arbeidsovereenkomst, terwijl in de uitvraag via Excel deze cijfers uitgesplitst in met en zonder werk/arbeidsovereenkomst (dus niet per type arbeidsovereenkomst) zijn opgenomen.
Met betrekking tot indicatoren 1.4.1 en 1.4.2: Deze twee vragen betreffen een IGJ-pilot en zijn derhalve nog niet zichtbaar in de Excel-uitvraag voor zorgaanbieders zonder KIK-V uitwisselingsmogelijkheid.
Gemaakte keuzes t.a.v. indicatoren en concepten
| Informatievraag/indicator | Bestaande / gewijzigde / nieuwe informatievraag | Toelichting |
|---|---|---|
| 1.1.1 Het aantal cliënten per wet | Bestaande informatievraag | De wet wordt afgeleid uit de indicatie van de cliënt, omdat dat de meest betrouwbare informatie oplevert. De peildatum is de dag van het inspectiebezoek. |
| 1.1.2 Het aantal Wlz-cliënten per leveringsvorm per zorgprofiel | Bestaande informatievraag | De peildatum is de dag van het inspectiebezoek. |
| 1.1.3 Aantal Zvw-cliënten ELV en GRZ | Bestaande informatievraag | De trajecten worden afgeleid uit de indicatie, omdat dat de meest betrouwbare informatie oplevert. De peildatum is de dag van het inspectiebezoek. |
| 1.2.1 Het aantal zorgmedewerkers per kwalificatieniveau per werkovereenkomst | Bestaande informatievraag | De peildatum is de dag van het inspectiebezoek. |
| 1.2.3 Het aantal ingezette uren zorgmedewerkers per kwalificatieniveau per werkovereenkomst | Bestaande informatievraag | - In de werkgroep is besloten om het kwalificatieniveau te bepalen o.b.v. functieniveau. Reden hiervoor is dat functieniveau vaker gestructureerd vastgelegd wordt door zorgaanbieders én functieniveau zegt iets over het niveau waarop medewerkers werkzaam zijn. - Er wordt uitgegaan van het aantal dienstverbanden. Op het moment dat een medewerker meerdere dienstverbanden heeft, wordt de medewerker meerdere keren meegerekend. - Voor het totaal wordt ook gekeken naar het aantal medewerkers. - De peildatum is de dag van het inspectiebezoek. |
| 1.4.1 Aantal zorgmedewerkers per kwalificatieniveau per DAN-dienst | Bestaande informatievraag | Dagdienst loopt van 7.00 tot 14.59 uur, avonddienst loopt van 15.00 tot 22.59 uur, nachtdienst loopt van 23.00 tot 6.59 volgende dag. De dag van het inspectiebezoek betreft deze 3 diensten. |
| 1.4.2 Aantal ingezette uren zorgmedewerkers per kwalificatieniveau per dag-avond-nachtdienst | Bestaande informatievraag | De ingezette uren van zorgmedewerkers worden (deels of geheel) toebedeeld aan een dag-, avond-, of nachtdienst. |
| Concept | Informatievraag | Bestaande / gewijzigde / nieuw concept in de ontologie | Toelichting |
|---|---|---|---|
| Wet: de IGJ hanteert de volgende categorieën: - Wlz, - Zvw, - Overig | 1.1.1 Het aantal cliënten per wet | Bestaand concept | |
| Leveringsvorm: de IGJ hanteert de volgende categorieën: - Verblijf met behandeling, - Verblijf zonder behandeling, - VPT, - MPT, - PGB | 1.1.2 Het aantal cliënten per leveringsvorm | Bestaand concept | De categorieën voor leveringsvorm zijn overgenomen zoals door Zorginstituut Nederland wordt gehanteerd: Leveringsvormen (instelling, vpt, mpt en pgb) (Wlz). |
| Kwalificatieniveaus: de IGJ hanteert een eigen indeling van kwalificatieniveaus:- Niveau 1, - Niveau 3, - Niveau 4, - Niveau 5, - Niveau 6, - Behandelaren/(para)medisch, - Overig, - Zorgpersoneel, - Leerlingen, | 1.2.1 Het aantal zorgmedewerkers per kwalificatieniveau per werkovereenkomst 1.2.3 Het aantal ingezette uren zorgmedewerkers per kwalificatieniveau | Bestaand concept | De indeling van kwalificatieniveaus is gelijk getrokken aan die van andere uitwisselprofielen, zodat zorgaanbieders maar één indeling hoeven te gebruiken en niet verschillende lijstjes hoeven bij te houden. |
| Type werkovereenkomst: de volgende indeling wordt gehanteerd:- Personeel in loondienst (exclusief leerlingen), - Personeel niet in loondienst, - Leerlingen, - Stagiaires, - Vrijwilligers | 1.2.1 Het aantal zorgmedewerkers per kwalificatieniveau per werkovereenkomst | Bestaand concept | |
| Dag-, avond- nachtdienst: de volgende indeling wordt gehanteerd: - Dagdienst: 7.00-14.59 uur, avonddienst: 15.00-22.59 uur, nachtdienst: 23.00-6.59 uur. | 1.4.1 Aantal zorgmedewerkers per kwalificatieniveau per DAN-dienst 1.4.2 Aantal ingezette uren zorgmedewerkers per kwalificatieniveau per DAN-dienst. | Bestaand concept | Deze indeling is een veelvoorkomende indeling van dag-, avond- en nachtdienst. |
Evaluatie
Hier bevindt zich de evaluatie van het uitwiselprofiel indien dit van toepassing is.
Toelichting bij versie 1.1.0.
Scope
Het uitwisselprofiel IGJ Voorbereiding inspectiebezoek is na vaststelling in 2023 in gebruik genomen binnen de 3 VV-teams van de IGJ. Eind 2023 heeft een interne evaluatie plaats gevonden om te valideren dat (1) inspecteurs voldoende informatie hebben om het inspectiebezoek voor te bereiden en uit te voeren, en (2) de verkregen informatie, naar ervaring van de inspecteurs, goed door de zorgaanbieders opgeleverd kan worden. Op beide vragen kwamen positieve reacties.
In de praktijk bleek echter dat enkele (onderdelen van) vragen wat aangepast zijn. Deze invulling is middels een verschillenanalyse ten opzichte van het uitwisselprofiel versie 1.0.0. in kaart gebracht. Vervolgens zijn deze verschillen met een IGJ-vertegenwoordiging besproken en bediscussieerd. Dit heeft geleid tot een verdere aanscherping van het uitwisselprofiel: sommige vragen zijn anders geformuleerd en sommige vragen zijn opgesplitst in meerdere deelvragen.
Toetsing
De Privacy Company heeft een toets uitgevoerd om inzicht te krijgen in potentiële privacy risico's. Er zijn uit deze toets geen risico's of aandachtspunten gebleken die de uitrol van dit uitwisselprofiel in de weg staan. De gestelde vragen voldoen aan het proportionaliteitsvereiste en leveren noodzakelijke informatie op voor de IGJ.
Toelichting bij versie 1.0.0.
Scope
Samen met de IGJ is gekeken naar het proces van risicodetectie en toezicht inzetten. Dit proces bestaat uit de volgende stappen:
Het gehele proces (van ‘sector in beeld brengen en ontwikkelingen signaleren’ tot ‘dossier vastleggen/archiveren) kan worden doorlopen, maar er kan ook worden besloten om het proces te eindigen bij stap 2 (triage uitvoeren). N.a.v. triage wordt de toezichtstrategie bepaald aan de hand van gesignaleerde en ingeschatte risico’s. Als er dusdanige risico’s worden verwacht, kan worden overgegaan op een inspectiebezoek (het gehele proces wordt doorlopen). Indien de verwachte risico’s minimaal zijn, kan het proces bij triage eindigen (en weer starten bij stap 1).
Gedurende het proces van risicodetectie en toezicht inzetten zijn er verschillende momenten waarop gegevens van zorgaanbieders benodigd zijn:
| Nr. | Onderdeel van het proces | Type gegevensverzameling | Manier van gegevensverzameling |
|---|---|---|---|
| 1 | Sector in beeld brengen | Volledige sector (organisatieniveau) | O.b.v. andere bronnen |
| 2 | Triage | Eén zorgaanbieder (organisatieniveau) | O.b.v. andere bronnen |
| 3 | Voorafgaand aan een inspectiebezoek | Eén zorgaanbieder (vestigingsniveau / afdelingsniveau) | Uitvraag |
| 4 | Gedurende een inspectiebezoek | Eén zorgaanbieder (vestigingsniveau / afdelingsniveau) | Uitvraag |
In de scope voor een eerste versie van dit uitwisselprofiel wordt alleen de uitvraag voorafgaand aan een inspectiebezoek meegenomen. Dit betekent dat nr. 1, 2 en 4 hierin (nog) niet worden opgepakt. Het uitwisselprofiel zal in ontwikkeling blijven. Voor een volgende versie kan ook de uitvraag gedurende een inspectiebezoek worden meegenomen.
Wzd
Voor de IGJ is de Wet zorg en dwang (Wzd) een belangrijke wet m.b.t. gegevensuitwisseling. De Wzd is in werking, maar er wordt als het ware een Wijzigingswet voorbereid. Dit betekent dat de informatiebehoefte nog kan veranderen. Om die reden kunnen de Wzd en KIK-V het beste als twee aparte trajecten beschouwd worden. De Wzd wordt daarom vooralsnog niet meegenomen in een eerste versie van het uitwisselprofiel.
Wtza
Op 1 januari 2022 is de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) in werking getreden. Het hoofddoel van de toetredingsregels is een verbetering van de zorgkwaliteit. Deze wet heeft nieuwe toetredingsregels voor zorg- en jeugdhulpaanbieders. Daardoor veranderen een aantal dingen voor startende aanbieders en krijgen zij bijvoorbeeld te maken met een meldplicht. De Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) houdt hierop toezicht.
Onlangs is er binnen de IGJ een infrastructuur opgebouwd rondom de vragenlijst meldplicht. Ook zal de meerwaarde om dit mee te nemen minimaal zijn en wordt op dit moment binnen KIK-V alleen naar verpleeghuiszorg gekeken (terwijl de meldplicht voor de gehele zorgsector geldt). Daarnaast is de meldplicht voor nieuwe zorgaanbieders én moet de vragenlijst worden ingevuld voor start van zorgverlening. Het is lastig om te bepalen hoe die kunnen aanleveren volgens KIK-V. Daarom is het verstandig om de Wtza niet mee te nemen in het traject van dit uitwisselprofiel.
Proces
De werkgroep uitwisselprofiel IGJ heeft in 6 bijeenkomsten (8 november en 6 december 2021, 7 februari, 21 februari, 7 maart en 21 maart 2022) de informatiebehoefte van de IGJ t.a.v. de voorbereiding van het inspectiebezoek geanalyseerd, gewijzigd en/of aangevuld. Aan de werkgroep namen inspecteurs van de afdeling V&V bij de IGJ deel en tussentijds werden de uitkomsten van de werkgroep met de vertegenwoordigers van de IGJ in het TO besproken. Tijdens de bijeenkomsten zijn overwegingen en mogelijke variaties in opzet en berekening van de indicator besproken.
Daarnaast heeft op 26 september 2022 een praktijktoetsbijeenkomst plaatsgevonden. Tijdens deze bijeenkomst hebben zorgaanbieders het uitwisselprofiel IGJ doorlopen en beoordeeld. De aandachtspunten van zorgaanbieders zijn in het uitwisselprofiel verwerkt.
Toetsing
Er heeft nog geen toets op versie 1.0.0 van dit uitwisselprofiel plaatsgevonden.